De Wet flexibel werken
Door de slechte economische situatie hebben veel bedrijven hun organisatie structuur de afgelopen jaren aanzienlijk moeten aanpassen. Een scenario met veel faillissementen, veel reorganisaties en vooral veel ontslagen heeft zich de laatste jaren voor onze ogen afgespeeld. Hiernaast is, door de technologische ontwikkelingen, de markt sterk aan het veranderen. De detailhandel om de hoek moet het afleggen tegen de vele webshops die dezelfde producten onder betere condities aanbieden. Door de reorganisatie en de zware concurrentie staan veel bedrijven onder zware druk. Met minder medewerkers moet men dezelfde hoeveelheid arbeid verzetten terwijl de marges van het bedrijf aanzienlijk zijn gekrompen. Ondernemend Nederland en vooral de medewerkers van deze bedrijven zijn steeds meer aangewezen op flexibiliteit en mobiliteit om te voldoen aan de eisen van de markt. Door de innovatieve ontwikkelingen op het gebied van ICT zijn ondernemers en werknemers nu ook in staat om op deze marktsituatie in te spelen.
Werkgevers en werknemers
Sinds 1 januari 2016 is de Wet Aanpassingen Arbeidsduur (WAA) vervangen door de Wet flexibel werken (Wfw). Met deze nieuwe wetgeving tracht de overheid in te spelen op de veranderende arbeidssituatie in de Nederlandse markt. Op basis van deze nieuwe wetgeving hebben ondernemers en vooral medewerkers om de werktijden, de arbeidsduur en de arbeidslocatie aan te passen op de marktontwikkelingen. De Wet flexibel werken (Wfw) heeft toepassing op ondernemingen met 10 of meer medewerkers. Bij deze ondernemingen kunnen werknemers een verzoek tot wijziging van werktijden, arbeidsduur en arbeidslocatie indienen bij hun werkgever. Deze wetgeving is echter niet absoluut, het is meer een omschrijving van een verzoekrecht. Indien er geen zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn, dient de werkgever in principe het verzoek in te willigen. Aan de andere kant omschrijft de Wet flexibel werken dat de werkgever dit verzoek alleen in overweging moet nemen en dat eventuele acceptatie of afwijzing schriftelijk gemotiveerd moet worden.
Rechten en plichten
DejaVu Sans Condensed,sans-serif;”>De Wet flexibel werken (Wfw) legt dus zeker niet het wettelijke recht op thuiswerken vast. Werkgevers hebben binnen deze wetgeving voldoende mogelijkheden om een verzoek op aanpassing van werktijden, arbeidsduur en arbeidslocatie af te wijzen. De overheid geeft namelijk voorrang aan de bedrijfsbelangen boven de belangen van flexibel werken van de medewerkers. Hiernaast eist deze wetgeving dat de flexibele werkplek van de medewerker moet voldoen aan de eisen van de Arbowetgeving. Men dient namelijk te beschikken over een volwaardige werkplek waarbij stabiele digitale communicatie met de werkgever gegarandeerd moet zijn. Hierbij kan men ook niet van de werkgever eisen dat deze investeert in de digitale infrastructuur of de flexibele werkplek van de medewerker.
Het nieuwe werken
DejaVu Sans Condensed,sans-serif;”>Met Wet flexibel werken (Wfw) heeft de overheid een goede stap gezet om in te spelen op de technologische ontwikkelingen in de arbeidsmarkt. Deze wetgeving speelt in op huidige en toekomstige eisen en wensen van de arbeidsmarkt terwijl met gelijktijdig meer flexibiliteit en mobiliteit in de arbeidsmarkt garandeert. Echter voor het volledig integreren van het “Nieuwe werken” moeten veel ondernemers nog veel investeren in hun bestaande ICT structuur waardoor het optimaal werken op afstand ook mogelijk wordt. Ook van de werknemers zal een investering verlangd worden om de flexibele werkplek te laten voldoen aan de eisen van de Arbowetgeving. Hiernaast zal de overheid nog veel moeten investeren in de nationale digitale infrastructuur zodat Nederland in de nabije toekomst ook daadwerkelijk de omslag naar het “Nieuwe werken” kan maken. ICT leveranciers bieden meer dan voldoende innovatieve oplossingen en kennis om op de Wet flexibel werken (Wfw) in te spelen!
OCR versus UBL: wie wint?
OCR
Het is een techniek die al decennia bestaat; (semi)geautomatiseerde herkenning van tekst. In 1929 werd er al een patent op de zogeheten leesmachine uitgegeven. Deze machine maakte gebruik van de ogenschijnlijk moderne functie genaamd Scan & Herken. De techniek die ten grondslag ligt aan deze functionaliteit luistert naar de naam “Optical Character Recognition” (OCR) en wordt tot op de dag van vandaag nog steeds gebruikt. Waar dat in de eerste decennia nog op mechanische wijze plaatsvond gebeurt dit tegenwoordig volledig geautomatiseerd. Handig toch? Factuur of bonnetje onder de scanner, een druk op de knop en klaar. Bijna dan, want er moet nog wel enige controle plaatsvinden. OCR is namelijk niet geheel foutloos. Doordat er scheuren en naden in papier zitten, de inkt niet altijd van optimale kwaliteit is en doordat het papier vrijwel nooit waterpas ligt.
UBL
Daarom is er in 2004 een nieuwe techniek bedacht genaamd “Universal Business Language” (UBL) 1.0. Deze relatief nieuwe techniek is geschreven door The Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) en is gebaseerd op XML. In 2013 kwam de laatste opwaardering voor UBL uit. Versie 2.1 is geschikt voor onder andere voorraadadministratie en facturatie. Steeds meer grote leveranciers werken met deze techniek op hun verkoopfacturen. Daarmee vergemakkelijken zij de administratieve verwerking van de ontvangende partij aanzienlijk. Daarnaast worden rekeningen op deze wijze sneller in de administratie opgenomen en dus vaak ook sneller betaald.
De jeugd heeft de toekomst
Voorwaarde is wel dat afnemers over boekingsapparatuur beschikken die UBL begrijpt. In dat geval kunnen er twee tot drie stappen worden overgeslagen; het scannen, menselijke controle en eventueel het corrigeren van gevonden fouten. UBL is namelijk een universele taal waarvan de interpretatie eenzijdig is; foutloos dus. De verwachting is dat het midden- en kleinbedrijf langzaamaan deze techniek zullen overnemen door samen te werken met partners waarbij factureren vanuit het systeem mogelijk is en die tevens gebruik maken van UBL. Ik verwacht dan ook dat het koppel scannen-boeken zoals we dat nu kennen aan een langzame dood zal sterven.
MONI digitaliseert en automatiseert handmatig gedoe. Het scannen en boeken wordt dus door MONI medewerkers gedaan. Daarnaast ben je al helemaal op de toekomst voorbereid omdat we samen werken met partners die UBL ondersteunen. Met MONI kun je zelfs als MKB’er automatisch facturen in UBL vanuit het systeem opmaken. Meer weten over toekomstbestendig boekhouden? Neem dan via deze link contact met hen op.
Administratie voor ondernemers: van multomap tot cloud
Ongeacht branche en grootte; een bijgewerkte en overzichtelijke administratie is een must voor een gezonde organisatie die tijdig wil inspelen op ontwikkelingen. Hieronder bespreek ik in mijn eerste gastblog de verschillende vormen die een administratie tegenwoordig kan aannemen.
Klassieke administraties
Het is voor de dertigers onder ons moeilijk te geloven; het jeugdsentiment van Jiskefet’s Debiteuren Crediteuren is nog altijd actueel. Geregeld komen we administraties bestaande uit bestickerde multomappen tegen. De digitalisering van zo’n administratie is dan meestal blijven steken bij een verdwaald exceldocumentje. Ondernemers met een dergelijk systeem vertellen ons geregeld dat het bijhouden van de administratie een tijdrovende klus is. Aan het eind van het jaar wordt “de boel” naar de boekhouder gebracht en die zorgt ervoor dat je aan alle regels voldoet. Fijn dat het in goede handen is en dat je niet voor problemen komt te staan, maar in vergelijking tot nieuwere typen administraties zijn dergelijke systemen inderdaad behoorlijk tijdrovend en inefficiënt.
Slimme administraties
De administratie hoeft helemaal niet zo tijdrovend te zijn, er zijn namelijk allerlei tools die ons kunnen helpen met ordenen en automatiseren. Veel bedrijven werken daarom tegenwoordig met de inzet van specifieke boekhoudprogramma’s. In dergelijke gevallen is er vaak administratief personeel in dienst. We horen van beheerders van dit type administratie vaak dat ze “alles onder controle” hebben. Het is natuurlijk ook fantastisch dat het personeel zich ontfermt over je administratie, jij hoeft dan alleen nog de supervisie voor je rekening te nemen. Het onder controle hebben van de administratie klinkt goed. Maar “alles onder controle hebben” impliceert eigenlijk dat de administratie wordt ervaren als iets dat “nou eenmaal moet gebeuren”.
Slimmere administraties
Modernere bedrijven doen hun boekhouding in de cloud. Deze administratievorm heeft het voordeel dat deze altijd en overal is te bereiken. Daarnaast kunnen er vaak (branchespecifieke) koppelingen gemaakt worden waardoor specifieke data kan worden ingelezen. De data zorgt voor een beter inzicht in de financiën en voorraden van de organisatie. Scan & Herken is eveneens een handige tool. Bonnetjes worden gescand en komen automatisch in het systeem terecht. Het administratief personeel kijkt in dergelijke gevallen. Kortom; minder zorgen, meer inzicht.
Slimste administraties
Het kan echter nόg slimmer: door de administratie uit te besteden en zelf mee te kijken via een dashboard in de cloud. MONI kan je volledig ontzorgen van administratieve lasten en biedt je daarnaast realtime inzicht in de financiële situatie van je onderneming. Zo kun jij je meer bezighouden met ondernemen en kan je eventuele administratieve personeel zich tevens weer bezigen met zaken die je onderneming écht vooruit helpen. Het genoemde dashboard is volledig op maat gesneden en biedt optimaal inzicht doordat je altijd de belangrijkste informatie met een druk op knop kan opvragen. Daarnaast heeft MONI businesscoaches in dienst die je adviseren bij de strategische keuzes waar je onderneming voor komt te staan. MONI mag dan een clouddienst zijn; de naam komt niet uit de lucht vallen: Meer Ondernemen, Nieuwe Inzichten.