Administratie voor ondernemers: van multomap tot cloud

Ongeacht branche en grootte; een bijgewerkte en overzichtelijke administratie is een must voor een gezonde organisatie die tijdig wil inspelen op ontwikkelingen. Hieronder bespreek ik in mijn eerste gastblog de verschillende vormen die een administratie tegenwoordig kan aannemen.

Klassieke administraties

Het is voor de dertigers onder ons moeilijk te geloven; het jeugdsentiment van Jiskefet’s Debiteuren Crediteuren is nog altijd actueel. Geregeld komen we administraties bestaande uit bestickerde multomappen tegen. De digitalisering van zo'n administratie is dan meestal blijven steken bij een verdwaald exceldocumentje. Ondernemers met een dergelijk systeem vertellen ons geregeld dat het bijhouden van de administratie een tijdrovende klus is. Aan het eind van het jaar wordt “de boel” naar de boekhouder gebracht en die zorgt ervoor dat je aan alle regels voldoet. Fijn dat het in goede handen is en dat je niet voor problemen komt te staan, maar in vergelijking tot nieuwere typen administraties zijn dergelijke systemen inderdaad behoorlijk tijdrovend en inefficiënt.

Slimme administraties

De administratie hoeft helemaal niet zo tijdrovend te zijn, er zijn namelijk allerlei tools die ons kunnen helpen met ordenen en automatiseren. Veel bedrijven werken daarom tegenwoordig met de inzet van specifieke boekhoudprogramma’s. In dergelijke gevallen is er vaak administratief personeel in dienst. We horen van beheerders van dit type administratie vaak dat ze “alles onder controle” hebben. Het is natuurlijk ook fantastisch dat het personeel zich ontfermt over je administratie, jij hoeft dan alleen nog de supervisie voor je rekening te nemen. Het onder controle hebben van de administratie klinkt goed. Maar “alles onder controle hebben” impliceert eigenlijk dat de administratie wordt ervaren als iets dat “nou eenmaal moet gebeuren”.

Slimmere administraties

Modernere bedrijven doen hun boekhouding in de cloud. Deze administratievorm heeft het voordeel dat deze altijd en overal is te bereiken. Daarnaast kunnen er vaak (branchespecifieke) koppelingen gemaakt worden waardoor specifieke data kan worden ingelezen. De data zorgt voor een beter inzicht in de financiën en voorraden van de organisatie. Scan & Herken is eveneens een handige tool. Bonnetjes worden gescand en komen automatisch in het systeem terecht. Het administratief personeel kijkt in dergelijke gevallen. Kortom; minder zorgen, meer inzicht.

Slimste administraties

Het kan echter nόg slimmer: door de administratie uit te besteden en zelf mee te kijken via een dashboard in de cloud. MONI kan je volledig ontzorgen van administratieve lasten en biedt je daarnaast realtime inzicht in de financiële situatie van je onderneming. Zo kun jij je meer bezighouden met ondernemen en kan je eventuele administratieve personeel zich tevens weer bezigen met zaken die je onderneming écht vooruit helpen. Het genoemde dashboard is volledig op maat gesneden en biedt optimaal inzicht doordat je altijd de belangrijkste informatie met een druk op knop kan opvragen. Daarnaast heeft MONI businesscoaches in dienst die je adviseren bij de strategische keuzes waar je onderneming voor komt te staan. MONI mag dan een clouddienst zijn; de naam komt niet uit de lucht vallen: Meer Ondernemen, Nieuwe Inzichten.